Autenticaciones y copias de registro civil, los trámites más realizados en las notarías

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Visitar una notaría es una diligencia obligatoria que todas las personas deben realizar en algún momento de su vida, ya que en estos lugares se llevan a cabo una amplia variedad de trámites, entre ellos matrimonios, sucesiones, cambios de nombre y divorcios.

De acuerdo con datos de la Superintendencia de Notariado y Registro, el país cuenta con 920 notarías distribuidas a lo largo del territorio nacional. El año pasado se realizaron más de 36,5 millones de trámites en estos establecimientos, correspondientes a 42 tipos de actos de naturaleza jurídica diferente.

El trámite más realizado

En el listado de trámites notariales, el más realizado el año pasado fue el de autenticaciones, con más de 30,4 millones de diligencias. La autenticación, según lo establece el Decreto 960 de 1970, es el acto mediante el cual el notario acredita o da fe de que un documento es auténtico y de que las firmas corresponden a las personas que comparecen ante él en la notaría.

Aunque este acto tiene valor como una certificación confiable, no le da al documento más validez de la que ya tiene por sí mismo y solo puede realizarse sobre escritos que no impliquen obligaciones directas.

Otros trámites comunes

Los otros dos trámites por los que más acudieron los colombianos a las notarías en 2024 fueron la solicitud de copias del registro civil y las declaraciones extrajuicio, con 2,76 millones y 1,16 millones de diligencias, respectivamente.

Las declaraciones extrajuicio son manifestaciones de voluntad o juramentos que una persona realiza ante un notario, con base en su buena fe y situación legal, para dejar constancia sobre determinados aspectos. Algunos de los casos más comunes se relacionan con el estado civil, la salud, el uso de facultades o la paternidad.

Los siguientes trámites más comunes fueron la compraventa de bienes inmuebles (568.052), los registros civiles de nacimiento (364.965) y los registros civiles de defunción (217.831).

Trámites menos realizados

A diferencia de los trámites anteriores, hubo algunos que fueron solicitados por un número menor de usuarios ante notaría. En primer lugar, los procedimientos de insolvencia económica realizados por personas naturales no comerciantes (348); en segundo lugar, los matrimonios civiles que involucraron a un menor de edad (324); las uniones entre personas del mismo sexo (224); las interdicciones judiciales (57) y los acuerdos de apoyo (10).

De acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1996 de 2019, este último es un mecanismo mediante el cual una persona mayor de edad designa a otras para que la asistan en la toma de decisiones relacionadas con determinados actos jurídicos.

¿En dónde hacer cada trámite?

Dado que existen más de 40 trámites distintos y algunos son mucho más complejos que otros, surgen dudas sobre si todas las notarías ofrecen todo tipo de diligencias o si algunas están especializadas en ciertos procedimientos.

Al respecto, Daniela González, directora jurídica en Navarrete Consultores, explicó que “la ley no contempla notarías especializadas por materia, sino diferencias por categoría, establecidas según el volumen de actos y el nivel de ingresos”. De esta forma, las notarías de primera categoría suelen estar ubicadas en grandes ciudades y contar con mayor capacidad tecnológica y de archivo.

“Mientras tanto, las notarías de categorías inferiores, ubicadas en municipios pequeños, prestan los mismos servicios esenciales de fe pública (autenticaciones, escrituras, copias, registros civiles), pero con un alcance operativo menor”, precisó González.

Sobre el costo de cada uno de los trámites, la Superintendencia de Notariado y Registro establece los rangos de tarifas a nivel nacional, actualmente vigentes en la Resolución 00585 de 2025.

Sin embargo, Yulieth Karin Rangel Martínez, consultora legal en González Páez Abogados, precisó que el valor total puede variar por otros costos adicionales como “número de copias utilizadas en una escritura y copias o certificados adicionales. Pero el valor del derecho notarial como tal es idéntico”.

González agregó que la ubicación geográfica de la notaría puede afectar la tarifa del trámite, pues “los costos finales pueden incluir impuestos locales, estampillas o derechos departamentales que se aplican solo en ciertos municipios o distritos”.

Antecedentes

Los costos de cada trámite notarial varían anualmente, pues la Superintendencia de Notariado y Registro actualiza las tarifas mediante resolución, aplicando criterios legales como el índice de precios al consumidor, IPC, los costos operativos del servicio notarial y las políticas de sostenibilidad del Fondo Especial del Notariado. En razón de esto, ninguna notaría puede cobrar por encima de los valores máximos fijados, aunque sí puede aplicar tarifas menores.