“Colombia tiene la primera notaría digital de la región y se modernizarán 900 más”

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Una de las lecciones que dejó la pandemia se observa hoy en día en las notarías, las cuales dieron un gran salto hacia la modernización con la puesta en marcha de un plan que las digitalizará. Detrás de esta ambiciosa meta, está Ecosystem Group, el creador del software que evitará que las personas tengan que salir de su casa para registrar, por ejemplo, las escrituras de la compra-venta de un inmueble.

Andrés Peláez, socio y fundador de la compañía, aseguró que con este software, activo en más de 70 notarías del país, Colombia se convierte en pionera en América Latina en la digitalización de notarías.

¿Cómo opera el software?

El principio fundamental de esta herramienta es orquestar la función del notario con las actividades entre el usuario digital, tanto personas naturales como empresas, y los diferentes entes del estado. Este software permitirá hacer en tiempo real y digitalmente más de 400 trámites notariales, incluyendo matrimonios, escrituras, hipotecas y poderes. Y todo lo anterior sin necesidad de salir de sus hogares.

¿Cómo fue el desarrollo del plan piloto en Medellín?

La Notaría 25 de Medellín nos abrió las puertas para entender los procesos notariales y la función del notario en los trámites y los actores que se interrelacionan. Esta notaría, gracias a todo el proceso que se hizo, fue la primera de América Latina que funciona de manera digital.

¿Cómo se dará la expansión a las demás notarías del país?

Tenemos 73 notarías con la solución tecnológica, pero es muy importante que toda la digitalización llegue a las notarías rurales. Estamos conversando con el Banco Agrario, porque gran parte de los créditos prestados en el sector rural salen de esta entidad. Estamos hablando con el Gobierno para que las notarías rurales empiecen a ser parte del proceso de digitalización de las notarías en el país.

¿Cuáles son las proyecciones de expansión del software?

Tenemos un plan de trabajo de llegar a 400 notarías en este primer semestre y lo más importante, ya que el usuario se está preguntando constantemente por qué no puede hacer trámites de forma digital. Existe un gran interés por parte de los notarios para que se construya un segundo piso digital. Mientras hacemos la transición, el primero piso seguirá ofreciendo el espacio físico.

¿Cuáles son los retos principales de la implementación de la tecnología?

El reto más grande que tienen los notarios es vincular sus procesos operativos con las dinámicas digitales. Otro de los retos presentes durante la transición será que los usuarios entiendan que, por ejemplo, al comprar una propiedad, la documentación le llegará convertida a un formato digital, documento que, sin embargo, se puede materializar para guardarlo de manera física.

¿El usuario podrá adaptarse fácilmente a la tecnología teniendo en cuenta que hay trámites que hacen adultos mayores?

Todo parte de la experiencia del usuario. A medida que vamos entendiendo más al consumidor de las notarías, vamos agregando mejoras al software, y no solo hablamos de las personas naturales que entran a hacer trámites privados, sino a nivel empresarial. Lo más importante de la plataforma es el proceso de inscripción, pues el usuario deberá activar un perfil y el notario deberá aceptarlo como usuario de la notaría a la cual se inscribió.

¿Cuáles son los pasos posteriores a la inscripción?

Tras inscribirse, la plataforma ofrecerá todas las herramientas que tiene y el usuario escoge el tipo de trámite que requiera. Una vez empieza el proceso, todos los flujos llegan de forma segura a la notaría y son remitidos al usuario de forma digital.

¿Cuál ha sido el papel de los notarios?

Hemos visto que los notarios están muy abiertos y tienen un gran interés en que la transición tenga lugar, ya que es una ventaja significativa para los usuarios y simplifica los procesos a los funcionarios.

¿Cree que la pandemia aceleró el proceso de digitalización?

La idea nació de un trámite personal en pleno pico de la pandemia. Tuve que esperar una hora y media en una notaría y era difícil entender cómo no se había buscado una solución que permitiera el distanciamiento social. El Ecosistema Notarial nació como una necesidad clara de no tener que recurrir a los espacios físicos para llevar a cabo estos trámites. El consumidor moderno valora en demasía su tiempo y el sector legal debe adaptarse.