"Rama Judicial se ha adaptado rápidamente al uso de las herramientas tecnológicas"

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La cuarentena nacional decretada por la expansión del covid-19 obligó a la Rama Judicial, la cual congrega a más de 30.000 servidores, a subirse al carro de las nuevas tecnologías. Aunque el reto está siendo grande, la presidenta del Consejo Superior de la Judicatura, Diana Remolina, aseguró a AL que han encontrado soluciones para mantener la operación, ahora desde la casa.

De momento, los términos judiciales están suspendidos. ¿A qué servicios se puede seguir teniendo acceso?
Como regla general, se mantiene la suspensión de términos hasta el 11 de mayo, y además de las tutelas, habeas corpus y otras relacionadas con la libertad, se excepcionan nuevas actuaciones en materia penal, laboral, civil, familia y disciplinaria.

Se destacan las siguientes nuevas excepciones: nulidad simple de actos dictados durante la emergencia sanitaria; nulidad por inconstitucionalidad; procesos con persona privada de la libertad; siempre que las audiencias se puedan realizar virtualmente, aunque no se encuentren programadas con anterioridad; procesos en lo que esté próxima a prescrinir la acción penal; procesos de adopción incluso los que no se encuentren iniciados; en asuntos civiles la emisión de sentencias anticipadas, y las que deban proferirse por escrito si ya está anunciado el sentido del fallo; el proceso de restitución de tierras siempre que las actuaciones puedan hacerse de forma virtual; pensión de sobrevivientes cuando haya interés de adultos mayores y/o menores de edad; incrementos, reajustes y retroactivos pensionales y auxilios funerarios ante jueces de pequeñas causas laborales; en asuntos disciplinarios los procesos regidos por la Ley 734 de 2002 que se encuentren para fallo.

¿Cuántas tutelas han recibido por correo electrónico desde que comenzó la cuarentena?
En Colombia, desde 16 de marzo hasta el 24 de abril se han presentado 29.822 tutelas. La tendencia sobre los derechos por los que más se tutela se mantiene: el mayor número se presenta por vulneración del derecho a la salud, pero no se cuenta con un dato preciso sobre cuáles de ellas se relacionan con el covid-19. Además de este derecho, se ha presentado un importante número de tutelas por vulneración de los derechos de petición y de debido proceso.

¿Cómo se puede garantizar la seguridad en los procesos? ¿La firma digital es válida?
La Rama Judicial tiene contratado el servicio de correo electrónico institucional de Office 365 de Microsoft. Este cuenta con los presupuestos para garantizar la identidad digital de los servidores judiciales asociada a su cuenta de correo y la seguridad de la información emitida desde dichas cuentas.

Ahora bien, frente a los documentos mismos, el Decreto Legislativo 491 de 2020, permitió que en ausencia del servicio de firma digital como es el caso de la Rama, se pueden suscribir los actos, providencias y decisiones mediante firma autógrafa mecánica, digitalizadas o escaneadas.

Sin perjuicio de lo anterior, el Consejo Superior de la Judicatura es consciente de la importancia de la seguridad en torno a la autenticidad de los documentos y por tal razón, estamos culminando la definición de una solución solución viable de firma electrónica para responder a esta época de crisis.

¿Qué volumen de expedientes se encuentra actualmente digitalizado y cuánto falta?
Hay que decir que los procesos judiciales en su mayoría funcionan con el protagonismo del papel y la presencialidad de los actores. Esta ha sido una de las razones por la que ha sido complejo para el Consejo definir el levantamiento de la suspensión de términos.

La digitalización de expedientes judiciales por sí sola no es una meta de la Rama. No obstante, de cara a la emergencia actual el Consejo viene analizando un plan de contingencia de digitalización de expedientes o piezas procesales siguiendo estrictos criterios de priorización, para facilitar la operación.

No obstante, de viabilizar dicho plan, es claro que se trataría de una medida de contingencia, que no reemplazará de ninguna manera el proyecto del expediente electrónico y que tampoco evitará 100% que cuando sea estrictamente necesario para cumplir con las funciones o la prestación del servicio, se deba realizar la atención presencial por parte de los servidores en las sedes judiciales o administrativas.

¿Cómo están trabajando los jueces desde sus casas?
Esta situación nos tomó a todos por sorpresa, de un momento a otro todo cambió, primordialmente nuestra forma de trabajar, porque tuvimos, como el resto de los colombianos que empezar a trabajar desde nuestras casas.

Ninguno estaba preparado para esto, pero todos hemos hechos grandes esfuerzos para que las cosas funcionen. Ahora bien, sin restarle importancia al gran esfuerzo que el trabajo en casa ha implicado, diría que el mayor aprendizaje de todos los servidores de la Rama ha sido poder adaptarnos rápidamente al uso de las herramientas tecnológicas y espacios virtuales, logrando avanzar en el trabajo diario, cada vez con menores tropiezos.

En conclusión, me parece importante resaltar que en la Rama Judicial a todos nos ha quedado claro que somos capaces de utilizar adecuadamente las herramientas tecnológicas que existen hoy en día, así como de coordinarnos a través de espacios virtuales, logrando realizar el trabajo a tiempo y de manera adecuada.

Ahora, no es posible desconocer que actualmente gran parte de la prestación del servicio de justicia depende de tener ciertas condiciones que antes de la pandemia no teníamos. Ejemplo, los procesos judiciales en su mayoría responden a esquemas con protagonismo del papel y la presencia de los usuarios.

¿Cuántas audiencias digitales se han realizado en la cuarentena?
Es importante diferenciar la realización de reuniones o encuentros virtuales de la realización de audiencias judiciales de manera virtual. En relación con las primera, antes de la pandemia, Microsoft nos reportaba que se realizaban unas 300 reuniones virtuales y hoy se han hecho cerca de 17.000 dado que nos hemos visto empujados a vernos con nuestros equipos de trabajo, usuarios, colegas, amigos, familias, a través de las video conferencias, y este es un dato que no incluye el uso de otras plataformas que sabemos que se están usando intensivamente.

Judicialmente, por su parte, se han realizado más de 7.000 audiencias durante este periodo, solo a través de las plataformas institucionales, muestra de que la tecnología nos ha permitido seguir avanzando en el cumplimiento de nuestras funciones legales y constitucionales.

¿La justicia ha llegado tarde a lo digital?
El covid-19 es una oportunidad que hemos tenido todos para entender, a partir situaciones reales, que la tecnología es una de las herramientas más prácticas para promover el acceso a los servicios de justicia y apoyar la gestión del servidor judicial.

No obstante, no se puede desconocer que la Rama es un sector más relegado que otros en términos de uso intensivo de las tecnologías. Si bien hay muchas iniciativas importantes de modernización por parte de despachos y dependencias judiciales, la Rama Judicial carece aún de una unidad institucional en materia digital.

La magnitud y complejidad de la Rama-más de 30.000 servidores judiciales en todo el país y con distintas estructuras organizacionales-, hacen que llegar a ese punto de unidad sea más complejo de lo que a veces el público externo dimensiona.

El Consejo Superior de la Judicatura reconoce esta situación y lleva trabajando de manera juiciosa desde hace más de un año con apoyo técnico del Banco Mundial en el proyecto estructural de transformación digital de la Rama Judicial y muchos otros actores vienen apoyando este proceso.

La situación del covid-19 nos ha llevado a reflexionar sobre la necesidad de encontrar el equilibrio entre una adecuada planeación institucional de un proceso integral de la transformación digital para toda la Rama y la evidente agilidad y dinamismo de las tecnologías que todos los días traen algo nuevo, incluso para ayudar a atender situaciones tan complejas como la de esta emergencia sanitaria.

Debemos ser capaces de no sacrificar ninguna de las dos, es decir, ir aplicando herramientas y tecnologías para soluciones a problemas concretos y de manera ágil, pero al mismo tiempo no olvidar el camino y la meta de alcanzar una verdadera transformación digital en un marco institucional unificado.

¿Qué puntos no deberían faltar en el plan de excarcelación masiva que se está preparando?
El Decreto Legislativo 546 de 2020 recogió varias de las solicitudes planteadas por el Consejo Superior de la Judicatura para favorecer la decisión eficiente de las solicitudes de domiciliarias transitorias por parte de los jueces. Por ejemplo, que los establecimientos de reclusión verifiquen que los potenciales beneficiarios cumplan con los requisitos objetivos que establece el decreto y que no se encuentren en los delitos excluidos; igualmente que canalicen las solicitudes que identifique la Procuraduría y la Defensoría; que las solicitudes se envíen gradualmente o que se privilegien los medios técnicos y electrónicos para el envío y trámite de las solicitudes.

Además de estas propuestas hicimos otras que no prosperaron, en el sentido de que se adoptaran posibilidades más ágiles como por ejemplo el traslado a los domicilios a través de un trámite administrativo en el marco de la declaración de emergencia penitenciaria y a partir de las facultades propias del Inpec.