Nuevo rol de oficiales de cumplimiento

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En el marco del estado de emergencia relacionado con el covid-19, se han potencializado y, en algunas ocasiones, surgido nuevos focos de riesgo que los oficiales de cumplimiento deben gestionar conforme a sus funciones dentro de las empresas.

Con el fin de prevenir y gestionar en debida forma tales riesgos, y evitar cualquier posible contingencia de carácter legal, operacional y/o reputacional para la empresa, es recomendable que adopten un rol proactivo conforme al cual asuman, además de sus responsabilidades actuales, las siguientes funciones:

Emprender un proceso de reevaluación de los riesgos, en aras de determinar qué procesos o procedimientos al interior de la empresa presentan mayores probabilidades de materialización u ocurrencia.

Adaptar las normas y políticas internas que conforman el programa de buenas prácticas corporativas para que se ajusten a los nuevos escenarios de riesgo a los que se enfrenta la empresa según sus actividades productivas.

Consolidar e implementar nuevas normas y políticas internas que posibiliten la continuidad del negocio de forma segura (protocolos de bioseguridad, manuales de trabajo en casa, políticas de gobierno y gestión de la información, entre otros).

Actualizar los procedimientos internos que impliquen vínculos con terceras partes, de manera que se realice una debida diligencia -due diligence- reforzada y se solicite información adicional tendiente a conocer íntegramente a las contrapartes, incluyendo sus beneficiarios finales.

Preservar una cultura de cumplimiento dentro de la empresa, gestionando la realización de capacitaciones y programas de entrenamiento -incluso mediante herramientas o medios virtuales- por medio de los cuales se promueva el estricto acatamiento del programa de buenas prácticas corporativas y se fomente una cultura de cero tolerancia frente a la criminalidad.

Promover la adecuada y oportuna utilización de los canales de comunicación previstos por la empresa para poner en conocimiento no solo los hechos que puedan implicar el incumplimiento del programa de buenas prácticas corporativas o la comisión de conductas delictivas, sino también posibles incumplimientos o situaciones relacionadas con el estado de emergencia.

Reiterar a los terceros con los cuales se tiene relación (clientes, proveedores, contratistas, entre otros) sus obligaciones en materia anticorrupción y de prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo, así como de cumplimiento de las normas expedidas por el Gobierno en el marco del estado de emergencia.

Por lo anterior, es evidente que los recursos destinados por las empresas al área u órgano de cumplimiento no deben ser limitados o restringidos en el marco de la situación actual. Por el contrario, dado que el escenario actual incrementa y genera nuevos -y quizá mayores- riesgos asociados a las actividades empresariales, estos deben ser gestionados y administrados en debida forma.

Un programa buenas prácticas corporativas eficiente, ajustado a las particularidades de cada empresa -y no un fake compliance program o “compliance de papel”-, genera un valor agregado para esta y le permite posicionarse mejor en sus mercados. Además, un programa de tal naturaleza protege a las empresas y a sus directivos, representantes legales, administradores y trabajadores de posibles sanciones legales de carácter penal, administrativo, civil, entre otras.