Planes de mejoramiento: ¿una solución o dolor de cabeza?

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Los Planes de Mejoramiento (PM) son el instrumento de gerencia estratégica en el que se consolidan acciones de mejora continua debidamente planeadas, para responder de manera certera, oportuna y adecuada a los hallazgos encontrados en determinados procesos, actividades o asuntos objeto de auditoría y cuyos responsables han decidido adelantar, tendientes a corregir o subsanar las causas de las deficiencias o hallazgos identificados e incluidos en el informe de auditoría, bien en ejercicio de las auditorías internas de gestión, autoevaluación, o los señalados por la Contraloría General de la República (CGR).

De ahí que una de las herramientas más interesantes e importantes con que cuenta la CGR para hacer seguimiento a los hallazgos de naturaleza administrativa reportados en las diferentes clases de auditoría financiera, cumplimiento o desempeño es la verificación de las acciones de los PM por parte de las entidades vigiladas. Sin embargo, hay que señalar que su elaboración, en algunos casos, permite resolver de fondo las causas que generan los hallazgos, y en otros, se convierte en la ejecución de acciones que no permiten resolver los problemas planteados sino por el contrario se convierten en un dolor de cabeza.

En efecto, en muchas ocasiones se plantean acciones simplemente por cumplir y dar gusto al ente de control, así estas no sean plausibles para el caso, lo que se puede convertir al final de cuentas en una acción imposible de concretar, o que inclusive, desconozca su propia naturaleza y no resulte efectiva junto con un factor adicional y es que no se ejecute en el tiempo planeado, con lo cual, se enfrentan a una consecuencia para nada eficiente y es que se vayan acumulando en el tiempo acciones inejecutables.

Resulta de suma importancia entender que los PM son vitales para mejorar, corregir o reparar los asuntos objeto de hallazgos, ante lo cual, por un lado, el auditor debe establecer de manera clara y precisa, las causas o razones por las cuales se da la condición, es decir, el motivo por el que no se cumple con el criterio; y por otro, la entidad debe de manera seria formular la acción de mejora en los PM para superar el hallazgo o evitar la materialización de un riesgo expuesto por el ente de control.

Es indispensable que se evalúe si los efectos son actuales o potenciales, si las situaciones adversas se presentan de manera frecuente o son ocasionales para determinar el grado de afectación que producen sobre los objetivos y las operaciones de las entidades vigiladas, con lo cual les permita estas consolidar un indicador razonable que pueda medir con certeza la efectividad de la acción de mejora.

El seguimiento de los PM por la CGR puede hacerse mediante actuaciones de control fiscal micro en auditorías, visitas fiscales o requerimientos, y también mediante auditoría de seguimiento cuando las acciones no son aceptadas o sus plazos se extienden sin resolver el hallazgo, verificando la eficacia real de las medidas y la eliminación de sus causas.

Este es un llamado a las entidades vigiladas a tomar en serio la elaboración de sus PM en aras de no convertirlos en un dolor de cabeza, pues no se debe olvidar que el representante legal de la entidad es el responsable ante el ente de control de su rendición y efectividad, y que en caso de no presentarlo lo llevaría a enfrentar un proceso sancionatorio e incidir de manera negativa en la calificación de la auditoría al emitir un concepto adverso o no fenecerle la cuenta.