Cuando el proceso de selección expone a la empresa

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Cada vez más empresas incorporan consultas de información judicial como parte de sus procesos de selección de personal. La decisión suele justificarse como una medida razonable de mitigación de riesgos. Sin embargo, en la práctica, muchas organizaciones terminan asumiendo cargas jurídicas mayores precisamente por no entender qué información están consultando ni cómo debe interpretarse desde el punto de vista legal.

Un caso real ilustra bien el problema. Una empresa del sector logístico decide estandarizar la consulta de procesos judiciales como filtro previo a la contratación. El área jurídica informa a los técnicos de selección que existe una herramienta unificada de consulta y estos, sin mayor entrenamiento, comienzan a introducir el nombre de cada candidato. Ante cualquier resultado positivo, la respuesta es automática: el aspirante queda descartado. No importa si el registro corresponde a una acción de tutela para acceder a medicamentos, a un trámite sucesoral, a un proceso civil o laboral o a una condena penal ya cumplida. Para el proceso de selección, todo se convierte en lo mismo.

El problema no está en consultar información judicial. El problema está en no saber interpretarla. Las bases de consulta disponibles mezclan procesos penales en curso, anotaciones administrativas, actuaciones judiciales de carácter civil o laboral e incluso registros derivados de acciones constitucionales. Cuando el personal de selección carece de criterios mínimos para diferenciar entre estas categorías, la exclusión inmediata del candidato se convierte en la regla, no en la excepción.

El problema llega después, cuando meses más tarde, la empresa enfrenta reclamaciones por discriminación, acciones de tutela por vulneración del habeas data, cuestionamientos por decisiones de selección sin sustento jurídico defendible o investigaciones administrativas por uso indebido de información personal. Lo que inicialmente se percibía como un control preventivo termina convirtiéndose en una fuente adicional de litigios y exposición legal.

Desde el punto de vista normativo, la consulta de información judicial de acceso público no constituye, por sí misma, una infracción al régimen de protección de datos ni una conducta ilegal. El tratamiento de datos personales, incluidos los provenientes de fuentes públicas está permitido siempre que respete los principios de finalidad, necesidad y proporcionalidad consagrados en la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 15 de la Constitución. El riesgo surge cuando esa información se utiliza sin criterios claros de interpretación, sin relación objetiva con el cargo a desempeñar o como base para decisiones automáticas de exclusión. Que un dato sea público no significa que sea jurídicamente relevante para cualquier decisión empresarial, ni que pueda usarse de manera indiscriminada durante los procesos de contratación.

La Corte Constitucional ha sido clara en este punto. Ha reiterado que el uso de información judicial (incluida la penal), aun si cuando proviene de fuentes públicas, debe responder a una finalidad legítima y a un análisis de proporcionalidad, especialmente cuando se emplea para decisiones laborales. En la Sentencia T-995 de 2012 advirtió que utilizar antecedentes penales frente a terceros sin un interés legítimo vulnera el habeas data y el buen nombre; en la SU-139 de 2021 unificó jurisprudencia al señalar que los datos judiciales son datos personales de carácter negativo cuyo tratamiento no puede traducirse en sanciones sociales o laborales encubiertas; en la T-450 de 2022 precisó que excluir a una persona del empleo por procesos en curso o información no pertinente vulnera derechos fundamentales; y en la T-125 de 2025 enfatizó que la publicidad de los registros judiciales no autoriza su uso indiscriminado ni su permanencia sin una finalidad legítima.

El escenario se agrava cuando el criterio jurídico es sustituido por una lógica binaria: el candidato aparece o no aparece en la búsqueda. Este enfoque además de ser técnicamente incorrecto, es potencialmente discriminatorio y difícil de justificar ante cualquier estándar legal. En estos casos, la empresa no evalúa riesgos; simplemente los traslada.

Desde el punto de vista sancionatorio, estas prácticas tampoco son neutras. La Ley 1581 de 2012 faculta a la Superintendencia de Industria y Comercio para imponer sanciones administrativas por el tratamiento indebido de datos personales, que incluyen multas de hasta 2.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes, órdenes de suspensión de actividades relacionadas con el tratamiento de datos e incluso el cierre temporal de operaciones asociadas a la infracción. Cuando la exclusión de candidatos se basa en información judicial irrelevante, desactualizada o desproporcionada, la empresa se expone a litigios laborales, así como también a investigaciones administrativas con impactos económicos y reputacionales significativos.

Con lo que aquí presento, no estoy sugiriendo eliminar las consultas judiciales ni desconocer la necesidad empresarial de gestionar riesgos. Implica, más bien, entrenar al personal de selección en conceptos básicos, definir límites claros sobre qué información es relevante y establecer criterios objetivos que permitan evaluar la relación entre un antecedente y el cargo a desempeñar. La profesionalización de estos procesos no es un gesto de buena voluntad, sino una medida concreta de protección corporativa.

Este enfoque se conecta directamente con la debida diligencia empresarial en derechos humanos que analizamos en esta columna[1]. Una empresa competitiva no es la que acumula controles formales, sino la que identifica, previene y mitiga impactos negativos sobre derechos fundamentales en sus decisiones operativas. Un proceso de selección que discrimina por desconocimiento jurídico no solo es ineficiente, sino es una falla estructural de compliance que termina traduciéndose en sanciones, litigios y pérdida de reputación.

En un entorno donde el acceso a información judicial es cada vez más amplio, el verdadero desafío no es consultar más, sino decidir mejor. En materia penal y laboral, consultar sin entender puede ser más riesgoso que no consultar. Para las empresas, el riesgo real no está en quién aparece en un reporte, sino en cómo se interpreta esa aparición y qué decisiones se toman a partir de ella.