¿Qué pasa si el documento con no obligados se expide de manera extemporánea?

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El Documento Soporte con no obligados a facturar es un documento implementado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en virtud de la facultad que le otorga el inciso tercero del art. 771-2 del Estatuto Tributario (E.T). Este documento es expedido y generado por el adquirente cuando el vendedor de bienes y servicios no tiene la obligación de expedir una factura de venta o documento equivalente. En este sentido, este Documento Soporte suple la ausencia de la factura y/o documento equivalente y tiene como finalidad respaldar la transacción que da lugar a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta o impuestos descontables en el IVA.

La DIAN, a través del art. 10 de la Res. 167 de 2021 estableció que el documento soporte debe ser generado y transmitido electrónicamente en uno de estos dos momentos, i) cuando se lleve a cabo cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios, o ii) a más tardar el último día hábil de la semana en la que se realizaron operaciones acumuladas con un mismo proveedor. En este punto, es importante recordar que estos dos momentos atendían a lo establecido en numeral 2 del art. 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016, que señalaba: “(…)2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento (…)”. Sin embargo, este numeral fue modificado por el art. 7 del Decreto 442 de 2023, quedando vigente el siguiente texto: “2. Tener la fecha de operación y la fecha de generación del documento”.

Así las cosas, es claro que el Decreto 442 reconoce la necesidad de distinguir el momento en el cual ocurre la operación y el momento en el cual se genera el documento soporte. En consecuencia, la modificación tuvo como propósito diferenciar estos dos momentos, manteniendo la exigencia de registrar ambas fechas y reconociendo que pueden ser distintas entre sí.

Frente a esto, la DIAN se pronunció mediante concepto 8192-206 del 2024, abordando dos puntos: i) El documento soporte deberá seguir generándose conforme a los establecido en la Res. 167 de 2021, hasta que la Entidad establezca una periodicidad diferente a la ya contemplada ii) la Entidad se encuentra elaborando un proyecto de norma para modificar la forma en que se debe generar y transmitir este documento, norma que, a la fecha, aún no ha sido expedida.

A partir de lo expuesto y frente a la pregunta planteada en este documento sobre las consecuencias de expedir el documento de manera extemporánea, en nuestra opinión, no se puede afirmar que la expedición del Documento Soporte fuera de los plazos establecidos por la Res. 167 de 2021, que, entre otras cosas, es un trámite de carácter formal, conlleve al desconocimiento de los costos o deducciones e impuestos descontables, puesto que no es una consecuencia prevista de manera expresa en la norma.

Es importante tener en cuenta que el par. 2 del Art 771-2 E.T. establece: “(…) los costos y deducciones efectivamente realizados durante el año o período gravable serán aceptados fiscalmente, así la factura de venta o documento equivalente tenga fecha del año o período siguiente, siempre y cuando se acredite la prestación del servicio o venta del bien en el año o período gravable.”. Esto significa que la aceptación de los costos y deducciones está condicionado a la acreditación de la prestación del servicio o venta del bien en el periodo o año gravable, incluso si la factura tiene una fecha de expedición posterior, regla que también debería ser aplicada para el documento soporte, puesto que el objetivo es el mismo.

Además, se podría concluir que el cambio introducido por el Decreto 442 representa un intento de querer ajustarse al par. 2 del art. 771-2 del E.T.