El debate sobre el momento de generación del documento soporte

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En el mundo tributario, pocas discusiones generan tanta fricción práctica como la que gira en torno a los documentos que respaldan costos, deducciones e impuestos descontables. Las empresas están obligadas a mantener en orden papeles que son mucho más que simples trámites: de ellos depende que la DIAN reconozca sus gastos y no termine cuestionando su contabilidad.

En esa lista de documentos formales están la factura electrónica de venta, los documentos equivalentes y, más recientemente, el documento soporte electrónico en adquisiciones a personas no obligadas a facturar, conocido como “DSE”. Este último, aunque pueda sonar lejano, tiene un impacto directo en las operaciones cotidianas de miles de compañías que contratan servicios de independientes, proveedores pequeños o negocios informales.

El dilema es claro: ¿en qué momento debe generarse el DSE para que sea válido fiscalmente?

La legislación ya había dado una pista en 2016, cuando introdujo una regla flexible: los costos y deducciones realizados en un año se aceptan, incluso si la factura tiene fecha del año siguiente, siempre que se demuestre que la operación ocurrió en el periodo gravable. Se privilegió así un principio que parecía inamovible: la sustancia de la operación está por encima de la fecha en el documento.

Pero la duda surgió frente al DSE: ¿esa misma flexibilidad aplicaba también para este nuevo soporte? La DIAN zanjó el asunto en junio de 2025, con un concepto que ha encendido la polémica. Su respuesta fue un “no” rotundo: según la entidad, el DSE debe generarse en el mismo periodo en que ocurre la operación.

¿Cuál es la posición de la autoridad tributaria (DIAN)? La autoridad tributaria sustenta su posición en dos conclusiones. La primera: a diferencia de la factura, cuya obligación de emisión recae sobre el vendedor, el DSE es responsabilidad exclusiva del comprador. En esa medida, no existiría razón para que este se produzca en un periodo diferente. La segunda: cuando la ley introdujo la flexibilidad en 2016, el DSE aún no existía, por lo que extenderle esa excepción sería forzar la intención del legislador.

En palabras simples, para la DIAN, permitir que el DSE se genere después sería premiar al contribuyente que no cumplió con su deber formal en el momento oportuno.

¿Y quedan interrogantes abiertos?

Aunque la postura de la DIAN tiene lógica desde la perspectiva administrativa, deja sobre la mesa varios interrogantes. El primero es de carácter jurídico: la ley nunca prohibió expresamente aplicar la flexibilidad al DSE. ¿Por qué entonces cerrarle la puerta de plano?

El segundo es de coherencia normativa: si la tendencia reciente de la regulación colombiana ha sido dar prioridad a la sustancia económica de las operaciones sobre los formalismos de fecha, ¿por qué endurecer ahora el criterio justo con un documento que se creó para simplificar el cumplimiento tributario?

Y el tercero, más práctico: ¿qué debe entenderse por “el momento de la operación”? En la teoría puede parecer obvio, pero en la práctica empresarial no lo es. Dependiendo del sector, del tipo de contrato o de la dinámica del negocio, determinar esa fecha exacta resulta mucho más complejo de lo que asume la autoridad tributaria.

El marco normativo también ha cambiado

El debate se complica aún más por un cambio reciente en la regulación. El Decreto 442 de 2023 eliminó la exigencia de que la fecha de la operación coincidiera con la del DSE. Con ello, en estricto sentido, ya no existiría una limitación temporal tan rígida. Si es así, la interpretación de la DIAN estaría imponiendo vía doctrina una restricción que la norma no contempla, lo que plantea un problema de legalidad: ninguna autoridad administrativa puede crear obligaciones que la ley no prevé de manera expresa.

El riesgo es evidente: desconocer costos, deducciones o impuestos descontables por un asunto formal de fecha, cuando la operación económica está probada, equivale a una sanción encubierta. Y en un Estado de derecho, ese tipo de sanciones solo pueden estar claramente establecidas en la ley.

¿Y qué pueden hacer las empresas?

Frente a este panorama, las compañías se enfrentan a una incertidumbre incómoda. Una opción es sostener que la fecha de generación del DSE no constituye un requisito mínimo esencial y, por lo tanto, no debería afectar la validez del soporte. Otra, argumentar que el concepto de “momento de la operación” debe interpretarse con flexibilidad según la naturaleza del negocio.

El problema es que cualquiera de estas salidas podría derivar en discusiones con la DIAN y, eventualmente, en procesos judiciales. Es decir, más tiempo, más recursos y más inseguridad jurídica para los contribuyentes.

Un debate que trasciende lo técnico

Más allá de los tecnicismos, lo que está en juego es la coherencia del sistema tributario colombiano. Por un lado, la normativa parece orientarse hacia la simplificación y la flexibilidad; por el otro, la doctrina oficial mantiene un enfoque rígido que desconoce la dinámica real de las empresas.

La pregunta de fondo es si la política tributaria debe seguir cargando el peso del cumplimiento sobre la forma, o si debería apostar de manera consistente por la sustancia económica de las operaciones. La respuesta es clave para garantizar seguridad jurídica y fomentar un entorno empresarial competitivo.

Un cierre necesario

La columna vertebral del sistema tributario no puede ser la contradicción. Decir que lo importante es la operación económica, pero al mismo tiempo invalidarla por un error formal de fecha, envía un mensaje confuso y genera desconfianza en los contribuyentes.

Si la DIAN mantiene su interpretación rígida, será la justicia la que deba marcar el camino. Mientras tanto, el costo lo pagan las empresas, que navegan entre la norma escrita, la doctrina administrativa y la realidad de los negocios. Y ese costo no es menor: más litigios, más trámites y menos claridad para quienes intentan cumplir.

En definitiva, el debate sobre el documento soporte es mucho más que una discusión técnica. Es un espejo de las tensiones que atraviesa nuestro sistema tributario: entre flexibilidad y rigidez, entre sustancia y forma, entre control fiscal y seguridad jurídica. Resolverlo de manera clara y coherente no solo aliviaría a las empresas, sino que también fortalecería la credibilidad de la administración tributaria en su conjunto.