¿Cómo manejar una visita sorpresiva de la SIC?

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La SIC tiene la facultad de acudir sin previo aviso a las instalaciones de cualquier empresa establecida en el país, con el fin de realizar pesquisas, solicitar documentos o recibir declaraciones de los empleados. Normalmente la llegada intempestiva de los funcionarios de la SIC genera mucha preocupación y prevención al interior de las empresas, razón por la cual es importante prepararse adecuadamente y por anticipado, y tomar en cuenta varios aspectos prácticos esenciales.

En primer lugar, hay que recordar que normalmente ese tipo de visitas se organizan para conseguir pruebas, en el marco de una actuación preliminar, que puedan servir para darle sustento a la posterior apertura de una investigación por prácticas contrarias a la competencia. Se debe tener en cuenta que los funcionarios que conforman la visita, al momento mismo de su arribo, deben estar en capacidad de exhibir un oficio expedido por la autoridad en el que se indique el objeto de la visita, los aspectos que se quieren revisar y las credenciales que los identifiquen como funcionarios de la entidad, a cargo de la diligencia. La determinación del objeto debe cumplir los parámetros de la sentencia C-165 de 2019 de la Corte Constitucional.

La empresa y sus directivos están en la obligación de prestar colaboración efectiva con el ejercicio de las funciones de la SIC, lo que implica, entre otras cosas, permitir el acceso a las instalaciones y a los documentos solicitados y acceder a responder los interrogatorios que estime la autoridad. No obstante, en virtud de los principios generales del debido proceso y el derecho a la defensa, los empleados y directivos tienen derecho a hacerse acompañar de un abogado y a exigir que las preguntas y solicitudes se limiten solamente al objeto de la diligencia.

Es oportuno que la empresa tenga previsto un protocolo que defina los empleados encargados de hacerse cargo de una eventual visita y que dé luces en detalle sobre el manejo de la misma. Los empleados designados para atender la diligencia deben acompañar en todo momento a la visita, hasta su terminación con la suscripción del acta. Esto, para estar prestos a resolver las inquietudes de la autoridad y también con el objeto de dejar registro y trazabilidad de cada una de las solicitudes formuladas y de los sucesos de la diligencia.

La jurisprudencia permite el acceso a correos electrónicos corporativos e, inclusive, al teléfono móvil de los directivos y demás empleados y, en tal caso, los abogados deben estar preparados para intentar la exclusión de fotografías y documentos privados, al amparo del derecho a la intimidad. A su vez, los empleados o sus abogados deberán estar atentos a señalar si alguno de los documentos solicitados está protegido por confidencialidad o bajo el secreto profesional, caso en el cual se debe procurar su exclusión de acervo de pruebas recaudado o el asentamiento de una constancia al respecto en el acta final.

Es común que la visita cuente con un experto en cuestiones forenses, por lo que es muy útil que la empresa pueda contar con un profesional en tecnología que sepa darle trámite a las solicitudes técnicas y que pueda eventualmente controvertir alguna petición carente de fundamento. El acta debe reflejar detalladamente cada uno de los documentos entregados. Es esencial abstenerse de borrar cualquier tipo de información, pues ello puede constituir base para una investigación por obstrucción del ejercicio de las funciones administrativas, considerando, además, que los expertos forenses cuentan con herramientas que pueden detectar con facilidad cualquier tipo de manipulación de la información.

Por último, es importante limitarse a responder y entregar estrictamente lo solicitado, pues será esta la garantía de que la prueba que se recaude esté enmarcada en el objeto y el tema fijada para la diligencia. Terminada la visita es esencial hacer una retroalimentación con los asesores jurídicos para prefigurar las hipótesis del caso que la SIC puede estar construyendo, y planear los pasos a seguir.