Incapacidades (III), gestión y seguimiento

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En esta tercera columna sobre incapacidades abordaremos los “tips” para la gestión y el seguimiento. Como se expuso en la primera columna, debemos diferenciar del acto médico, la situación de salud propiamente dicha y el auxilio por incapacidad. Tratándose de este último es importante que tanto el trabajador como el empleador, tengan presentes sus deberes y obligaciones.

De una parte, el trabajador tiene el deber de reportar la incapacidad entregando el soporte correspondiente al empleador, quien por otra parte, debe reconocer el auxilio económico y realizar los trámites del recobro.

Debe tenerse en cuenta que cuando la incapacidad es expedida fuera de la red de la EPS a la que se encuentra afiliado el trabajador, debe realizarse el trámite de la “transcripción” el cual, de conformidad con el art. 121 del Decreto 019 de 2012 está a cargo del empleador.

Las EPS para este trámite exigen además del certificado de incapacidad copia de la Historia Clínica. Mucho se ha debatido sobre el derecho a la intimidad y confidencialidad de este documento y el hecho de que la EPS la exija para transcribir la incapacidad, cuando es el empleador quien tiene a cargo el trámite por ley. Para superar esta barrera se aconseja informar al trabajador de esta condición impuesta por la EPS, explicando por qué la misma es necesaria, y que se respetará la confidencialidad por un medio idóneo y que no tratará la información de la misma. A su vez, indicar que el reconocimiento del auxilio por incapacidad dependerá de la aceptación o rechazo de la solicitud de transcripción por parte de la EPS.

Las prórrogas de las incapacidades pueden tener una gestión similar. Que tanto empleador como trabajador estén coordinados para que la información y los certificados médicos por incapacidad sean oportunos para su trámite de forma tal que pueda establecerse el número de días de prórroga para que a su vez, EPS y AFP – en caso de enfermedad general – o ARL en caso de que sea laboral, puedan realizar las calificaciones de pérdida de capacidad laboral cuando a ellas haya lugar. Debe recordarse que una incapacidad prolongada de 90 días o más, puede evolucionar a una limitación o discapacidad; situaciones de la vida que igualmente ampara el sistema integral de seguridad social.

Pero, ¿Qué hacer cuando el trabajador está hospitalizado y aun sin incapacidad? Pues bien, este es uno de los eventos en que se admite la incapacidad retroactiva. Por regla general se emite el certificado de incapacidad en la fecha de atención (día calendario) pero en hospitalización, ello no es posible. En estos casos, por el deber de solidaridad el empleador debe reconocer el auxilio por incapacidad y con posterioridad, de forma igualmente retroactiva conciliar los valores pagados con los efectivamente causados. En caso de haber valor a favor del empleador, se podrá compensar y ello no significará “descuento”, como quiera que el concepto es auxilio por incapacidad y no salario.

En otras palabras, lo que tienen en común estas situaciones es la gestión, para lo que conviene que el empleador construya con apoyo de asesores una política o procedimiento interno que facilite la información y el conducto regular para prevenir contingencias por desconocimiento. Este procedimiento sin duda, debe estar también alineado con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, en especial en la post incapacidad y la reubicación - de ser necesaria - asunto que trataremos en la siguiente u última columna de esta serie.