El cobro no esperado: deuda real y deuda presunta

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Actualmente se viene incrementando las consultas de los empleadores -personas jurídicas y naturales- que están recibiendo requerimientos de las administradoras de fondos pensionales públicos y privados, donde se le informa que tienen una deuda por aportes a seguridad social en pensiones de trabajadores retirados o activos y que dicha obligación debe ser revisada antes de que se inicie un proceso coactivo.

Para ahondar en qué se está cobrando por parte de las administradoras, es pertinente recordar brevemente que los empleadores tienen la responsabilidad de realizar aportes al sistema de seguridad social, artículo 22 de la Ley 100 de 1993, para lo cual se usan las autoliquidaciones.

Son las autoliquidaciones la forma de comunicación, en cuanto el pago de los aportes a la seguridad social entre el empleador y la administradora de pensiones, en un principio diligenciadas a mano y sin control generando grandes inconsistencias hasta 2007 que se implementó la planilla integrada de liquidación de aportes, solución que busca evitar el error humano, lo cual no quiere decir que hubiese sido la solución definitiva pues a la fecha todavía se encuentran errores en la información.

Teniendo este panorama de caos en la información reportada por tantos años, afectando con esto directamente los Derechos de los trabajadores al solicitar su pensión, Colpensiones en 2014 creó un sistema de información nacional para determinar qué acreencias tiene cada empleador, buscando que las historias laborales estuvieran lo más depuradas posibles.

Con la conformación de esta base de datos surgieron entonces una multiplicidad de situaciones nuevas para los empleadores que nunca revisaron que la información reportada durante más de 20 años al ISS estuviera bien registrada, no era posible detectar para ellos un error en un número de cédula o que no se realizó el retiro del trabajador en su momento o que se cambiaron nombres y en fin varias situaciones adicionales que se pueden ver al momento de estudiar cada caso en particular.

Todos estos errores en las autoliquidaciones constituyen entonces lo que hoy conocemos como Deuda Real, Deuda Presunta e Inconsistencias en la información, siendo estos los nombres dados a los cobros que se realizan por Colpensiones y las AFP privadas.

En virtud de esto, los empleadores se han visto en la necesidad de adelantar procesos de revisión y depuración de sus estados de cuenta, con el objeto de identificar las deudas reales y solucionar las inconsistencias presentes en la información, muchos por iniciativa propia evitando que les llegue un cobro, de tal forma que los estados de cuenta queden depurados y representen la realidad de la situación de la empresa.

Para lograr algo así, las Administradoras de Fondos de Pensiones tienen habilitados canales de información digital donde se puede ver el estado de la deuda, los periodos, trabajadores por los que se adeuda y realizar las correcciones que amerite cada caso.

Para cumplir la tarea la empresa acreedora debe contar con la información obrante en las autoliquidaciones y un equipo aliado con experiencia técnica y con capacidad operativa para descargar la responsabilidad de efectuar el proceso de diagnóstico, identificación y corrección de estados de cuenta de Colpensiones, de tal forma que se depuren los estados de cuenta, que en la actualidad registran información en los sistemas de Colpensiones y por los cuales se adelantarán los procesos de cobro respectivo.