Eventos de facturación en compras a plazos

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En adición a los requisitos generales para deducir cualquier costo, gasto y descontar IVAs, en las compras a plazos también se requiere del procesamiento en varios pasos de cada factura electrónica, lo que se conoce como Eventos de Facturación (“EF”). Sobre esto, la DIAN se ha pronunciado en varias oportunidades, así como el Consejo de Estado este mes, lo cual será sucintamente resumido acá.

Principalmente, la ley supeditó los descuentos, costos y gastos a que se efectuaran los EF (sin ese castigo no habría incentivo para efectuarlos), buscando masificar las facturas electrónicas como títulos valores (con los EF se cumplen los requisitos para convertir la factura en título valor), facilitando el factoring. Aunque financieramente esto es útil para el emisor de la factura que puede acceder a liquidez inmediata, desde la perspectiva del receptor de la factura (comprador) la operatividad actual del sistema es absurdamente engorrosa, conlleva la potencial pérdida por formalismos de derechos fiscales, y genera una inequidad ya que mientras el ingreso para el facturador sí se genera inmediatamente, para el adquirente su costo, gastos o descuento queda condicionado a los EF.

A continuación, un resumen de la operatividad de los EF:

1) 1er EF: usualmente, cuando se recibe cada factura vía email del facturador electrónico, la misma puede aceptarse o rechazarse. Esto tiene mucho sentido y es muy sencillo.

2) 2° EF: luego en la plataforma de la DIAN debe acusarse el recibo de cada factura a plazos. Dado el 1er EF, esto resulta redundante, además, este paso es extenso ya que requiere del diligenciamiento de seis secciones de datos y de una firma electrónica. Tanto por razones fiscales como de títulos valores, las 6 secciones aludidas resultan exageradas.

Acá se pide desde actividad económica (código CIIU) del emisor y receptor, direcciones, teléfonos, identificación de quien recibe la factura (dato necesario para efectos de títulos valores), correos, responsabilidades tributarias de las partes, régimen fiscal, etc., etc. La mayoría de secciones mencionadas requieren de una gran cantidad de información.

3) 3er EF: sobre la misma factura debe enviarse un mensaje de datos confirmando que los bienes o servicios fueron efectivamente recibidos. Para esto deben diligenciarse nuevamente las 6 secciones mencionadas y firmarse el mensaje de datos. Esta repetición de datos resulta innecesaria y no se puede copiar y pegar del EF anterior.

4) 4° EF: finalmente, debe enviarse un mensaje de datos aceptando o rechazando la factura. Dados los pasos anteriores, este paso es innecesario. Acá se requiere nuevamente del diligenciamiento de varias secciones y firma. De conformidad con la literalidad de las normas actuales, este último EF no es un requisito del costo, gasto o descuento, pero recomendamos llevarlo a cabo para evitar discusiones.

Actualmente, el tiempo promedio que tarda una persona ejecutando los anteriores EF, oscila entre 10 y 15 minutos por factura. Imagínense el sobrecosto y tiempo que esto genera para una empresa con cientos de facturas a plazos.

Respecto de lo anterior la DIAN ha emitido varias opiniones, cuya síntesis es la siguiente: (1) los EF son requeridos en ventas a plazos para deducir costos, gastos y descontar el IVA, y (2) los EF no se requieren sobre los documentos equivalentes. Este mes el Consejo de Estado declaró nula la doctrina de la DIAN que vía interpretación instauraba como plazo máximo para los EF, el mismo existente para tomar el respectivo descuento, costo o gasto.

Por consiguiente, actualmente no existe plazo para llevar a cabo los EF. No obstante, la ley sí faculta a la DIAN para regular el tema, por lo que en cualquier momento vía resolución de la DIAN (no doctrina) o decreto nacional, es previsible que el plazo aludido para los EF sea reinstaurado.

En algunos países de Latinoamérica en donde se exigen EF, los mismos se restringen a un solo mensaje referente a la confirmación de los pagos y recepción de los servicios o bienes. Con esto se logran los propósitos de títulos valores y de control fiscal.