El diseño eficiente de procesos de debida diligencia

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La mayoría de abogados que trabajan en consultoría empresarial han tenido que participar en procesos de debida diligencia (“DD”) con el fin de auditar o corroborar el estado de cumplimiento de las principales obligaciones legales que les son aplicables a una compañía.

Por regla general, estos procesos son dispendiosos en tiempo y recursos para las partes involucradas, pues implican la recopilación, organización y revisión de un volumen significativo de documentos y de información, así como de discusiones con la compañía, a fin de poder presentar una radiografía, lo más precisa posible, del estado legal actual e histórico de la misma.

En este contexto, planificar de manera eficiente las DD se vuelve un elemento clave para garantizar la eficiencia, calidad y celeridad en la prestación de este tipo de asesoría legal, que siempre debe estar orientada hacia la consecución de los objetivos comerciales trazados por el cliente, y para lo cual recomiendo tener en cuenta los siguientes temas que considero transversales a cualquier tipo de DD:

En primer lugar, cada DD debe ser diseñada a la medida de las necesidades del cliente, y en particular, atendiendo la finalidad específica de la auditoría.

Entre estas finalidades puede encontrarse, entre otras: (i) llevar a cabo una auditoría interna de rutina con el fin de identificar qué procesos, actividades u obligaciones deberían ser implementados o ajustados dentro de su operación; (ii) adelantar una revisión del estado de la compañía en el marco de una posible transacción etc., de manera que el reporte pudiera servir de insumo para la definición o la confirmación del precio de venta, el régimen de indemnidades, los mecanismos de garantías, entre otros asuntos a regular en el contrato; o (iii) revisar procesos o asuntos específicos de la compañía con el fin de poder escalar o certificar la misma.

Una vez se tenga clara la finalidad de la DD, será posible identificar los temas específicos a revisar dentro del alcance de la auditoría, el enfoque de la revisión legal de cara a la referida finalidad, los documentos e información requeridos, así como el equipo y metodología que se deberán emplear para poder obtener los resultados esperados.

En segundo lugar, la adecuada planeación de la DD debe ser el resultado de un ejercicio conjunto entre las partes involucradas, y que refleje las características específicas de la compañía, la industria en que ésta desarrolla sus actividades, el tipo de producto o servicio que ofrece o comercializa, su estructura interna y organización, el tratamiento de la confidencialidad y el equipo involucrado, entre otros factores.

Por ello, es importante que al inicio del proceso las partes establezcan claramente las reglas aplicables a la DD, garantizando así que el flujo de información sea transparente, eficiente, completo, y acorde con los cronogramas previstos. No sobra mencionar que el proceso de debida diligencia es un mecanismo idóneo para tener un conocimiento profundo de la empresa, no limitado a sus activos y pasivos, sino a su cultura, su organización, sus valores, sus retos empresariales, y al equipo humano que la conforma.

Por último, no se debe perder de vista que la DD es un servicio, y como tal, debe propender por la satisfacción del cliente, la cual se materializa en la utilidad, pertinencia, practicidad y el carácter ejecutivo del reporte, alineado con los objetivos comerciales definidos. Por lo anterior, el reporte de la DD debe resultar completo, claro, concreto y de fácil entendimiento, de cara a la finalidad comercial propuesta.