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La crisis generada por el covid-19 (C-19) ha contribuido a poder flexibilizar algunas actuaciones y a resaltar herramientas y/o disposiciones ya establecidas por el legislador, en aras de tecnificar y facilitar diferentes actuaciones que por un lado no tenían mayor uso, y por el otro, encontraban resistencia por parte de los usuarios, quienes otorgaban preferencia a los métodos convencionales.
A la fecha el recelo de los usuarios sobre el uso de estas herramientas se ha ido eliminando paulatinamente de la ecuación, pero en contraprestación ha surgido un nuevo factor: la frecuente confusión frente a la utilización de tales instrumentos.
Es el caso de lo estipulado dentro del artículo 56 del Código de Comercio (C.Co.) sobre la posibilidad de que los libros del comerciante puedan llevarse en medios electrónicos; de la lectura de este artículo se infiere, partiendo de lo general a lo particular, que las actas de junta de socios o asamblea de accionistas que contengan actos sujetos a registro podrán presentarse y registrarse del mismo modo.
¿Cómo se deben suscribir las actas del máximo órgano social objeto de registro en Cámara de Comercio en el libro electrónico respectivo por parte del presidente y secretario?
El Decreto 1074 de 2015, en su art 2.2.2.39.5, indica que el registro de las actas cuyo destino y establecimiento sea el electrónico; deberá realizarse a través de firma electrónica o firma digital.
¿Si el legislador permitió el uso de la firma electrónica para suscribir las actas de tipo electrónico del máximo órgano social, es válida la firma digitalizada (escaneada) para este fin?
Si bien hay quienes afirman que la firma digitalizada no constituye una firma electrónica, no podemos negar el uso reiterado y la práctica comercial generalizada que se ha suscitado en esta época de pandemia. Los comerciantes la usan por dos factores: (i) economía y, (ii) la sencillez en su uso.
Sin perjuicio a lo anterior, la firma digitalizada no es la firma pertinente para suscribir este tipo de documentos en los términos del Decreto 1074, pues estas firmas no cumplen con los presupuestos de confiabilidad y seguridad que dependen de un proceso técnico utilizado en su creación, para que produzcan los efectos de una firma manuscrita.
Frente a este tema la Superintendencia de Sociedades, en cabeza actualmente por Juan Pablo Liévano, en el oficio 220-165296 del 21 de agosto de 2020 manifestó “la norma no hace excepciones y no contempla la firma escaneada como una firma válida ni en medios físicos y menos aún en medios electrónicos”, pues no atienden al concepto de mensaje de datos a las que sí están atadas tanto la firma electrónica como la firma digital.
Por último, no podemos olvidar que “uso reiterado y practicidad”, no son sinónimos de seguridad y equivalencia funcional. Su empleo en actos como los aquí mencionados generaría más contratiempos que soluciones.