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Es muy frecuente que en las compañías los asociados confundan el derecho de inspección establecido en la ley con la posibilidad de realizar auditorías externas o procesos de due diligence, exigiéndole así a la administración acceso a la información social sin límites temporales o materiales.
Este escrito tiene por objeto resolver algunas inquietudes acerca del alcance del derecho de inspección y su diferencia con los procesos de auditoria externa y due diligence.
¿En qué consiste el derecho de inspección?
Es la facultad legal que tienen los asociados de inspeccionar por sí mismos, o por medio de representantes, los libros y documentos sociales a fin de verificar la situación administrativa, financiera, contable y jurídica de la compañía, estando ello supeditado al cumplimiento de requisitos y limitaciones temporales y materiales.
¿Cuáles son sus límites?
Respecto de los límites temporales, el Código de Comercio señala que, en las sociedades anónimas, este derecho podrá ser ejercido dentro de los 15 días hábiles anteriores a las reuniones de asamblea general ordinarias, mientras que la Ley 1258 de 2008 les otorga a los accionistas de las S.A.S. un término de tan solo cinco días hábiles previos a dichas reuniones. En el caso de las sociedades de personas, los socios están facultados para ejercer dicho derecho en cualquier tiempo de conformidad con lo establecido en el mencionado Código.
En cuanto a los límites materiales, el Código de Comercio ha definido que los documentos objeto de dicha inspección son únicamente:
a) libros de contabilidad y sus anexos;
b) correspondencia que tenga relación con los negocios sociales;
c) los documentos contenidos en los artículos 446 y 447 del Código de Comercio;
d) libro de actas del máximo órgano social y junta directiva; y
e) libro de registro de socios o accionistas.
¿Qué diferencias existen entre el derecho de inspección y la auditoría externa y los due diligence?
El derecho de inspección y las auditorías externas y due diligence son figuras completamente distintas no susceptibles de ser asimiladas en sus efectos, en razón a su diferente naturaleza y finalidad.
El derecho de inspección es un derecho de naturaleza jurídica meramente informativa, mientras que las auditorías externas y los due diligence son herramientas cuyo objeto es la obtención de una opinión calificada, emitida por un profesional, acerca de la realidad jurídica, financiera, administrativa y contable de una sociedad basada en evidencia recolectada a través de procedimientos técnicos.
En tal sentido, la Superintendencia de Sociedades ha señalado que los asociados no están facultados para contratar una auditoría externa o un due diligencie exigiendo a la administración que entregue información, en la medida que:
i) no es un derecho que la ley les reconozca; y
ii) es una situación que desborda los alcances del derecho de inspección.
Igualmente, ha aclarado que la realización de dichos procedimientos necesita obligatoriamente de la aprobación del máximo órgano social, quien deberá considerar los alcances y límites de tales estudios, teniendo en cuenta el interés común de los asociados, al igual que la confidencialidad, protección y seguridad de la empresa.