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El 31 de marzo de 2021 vence el plazo para que las empresas y las entidades públicas obligadas a contar con el Registro Nacional de Base de Datos (RNBD) realicen la actualización anual de la información reportada ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). A continuación se ofrecerán algunas respuestas que le permitirán identificar si está obligado a realizar la actualización, así como información práctica que le ayudará a completarla.
¿Quién está obligado a cumplir con el RNBD?
Las personas jurídicas de naturaleza pública y las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT ($3.630.800.000 para 2021) deben inscribir en el RNBD información sobre sus bases de datos físicas o digitales que contengan datos personales. No es necesario registrar ante la SIC el contenido de las bases de datos, sino información general acerca de ellas y del tipo de tratamiento que se realiza.
Si una empresa realizó el registro inicial de sus bases de datos, ¿debe actualizar periódicamente la información del RNBD?
Sí, la próxima de las obligaciones vence el 31 de marzo de 2021, y corresponde con la actualización anual general del RNBD, incluyendo cualquier cambio en la información allí consignada.
Además de la actualización general por vencer, los responsables del tratamiento de datos personales deben cumplir las siguientes obligaciones con respecto al RNBD:
1. A más tardar dentro de los primeros 15 días hábiles de febrero y agosto de cada año se debe efectuar el reporte de reclamos presentados por titulares de datos personales en el semestre anterior. Para el año 2021, la primera de las obligaciones de reporté venció el 19 de febrero.
2. Cuando se genere una nueva base de datos por parte del Responsable del tratamiento, la misma deberá registrarse dentro de los dos meses siguientes a su creación.
3. Cuando se realicen cambios sustanciales en la información reportada en el RNBD, esta deberá actualizarse dentro de los primeros 10 días hábiles de cada mes.
¿Qué se entiende por cambios sustanciales y por no sustanciales?
Según lo definido por la SIC, son cambios sustanciales los que se relacionan con la finalidad de una base de datos, el encargado del tratamiento, los canales de atención a los titulares, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en la base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la Política de Tratamiento de la Información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales.
En contraposición, todos aquellos cambios relativos a otro tipo de información consignada en el RNBD, corresponderá a cambios no sustanciales que deberán reportarse a más tardar el 31 de marzo de 2021; lo anterior, sin perjuicio de que, en caso de no haber realizado la actualización de cambios no sustanciales, también pueda cumplirla en esta oportunidad.
¿Cómo es posible identificar la información que debe ser actualizada?
Como parte del procedimiento a cargo del área competente de los temas de protección de datos personales, se recomienda contar con un documento interno de control de la información acerca de las bases de datos reportadas en el RNBD que permita identificar los cambios susceptibles de actualización.