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Los protocolos de familia son documentos que contienen reglas que rigen el actuar de los accionistas de una sociedad, que a su vez son miembros de una misma familia, de cara a garantizar la continuidad generacional de la empresa.
¿Cuáles son los aspectos fundamentales que debe tener un Protocolo de Familia?
1. El establecimiento de los principios y valores comunes.
2. La definición de una estructura de gobernabilidad clara y vinculante que garantice que las decisiones se tomen en favor de la empresa, dejando de lado los intereses subjetivos.
3. La definición de reglas de entrada a la empresa.
4. La definición y graduación de sanciones.
¿Cuáles son las fases de un protocolo de Familia?
1. Diagnóstico: el primer paso consiste en establecer la intención común de suscribir el protocolo, así como los aspectos en los que convergen los miembros de familiar en los diversos ámbitos de la empresa tales como, metas y proyecciones; expectativas económicas; relacionamiento empresa-familia; órganos de decisión; entre otros.
2. Reuniones de socialización: definidas las bases del protocolo, deben adelantarse las reuniones que sean necesarias, en las cuales se discutirán y negociarán los términos del mismo. En las reuniones deben, forzosamente, participar todos los firmantes con el fin de garantizar la apropiación del documento.
3. Aprobación y firma: la firma del protocolo requiere unanimidad de los miembros de la familia.
4. Revisión y actualización: implementado el protocolo e iniciada su ejecución impulsada por los órganos definidos, este debe revisarse periódicamente para garantizar su vigencia material según la realidad de la empresa.
¿Cuáles son las Ventajas de un Protocolo de Familia?
1. Lograr una comunicación constante, abierta y honesta entre los miembros de la familia.
2. Fortalecer la retroalimentación de cara a la toma de decisiones estratégicas de la empresa.
3. Contribuir a la protección familiar desde el punto de vista patrimonial.
4. Minimizar el surgimiento de conflictos societarios, fortalecer el sentido de pertenencia respecto de la empresa y lograr el mejoramiento de las relaciones familiares.
5. Transmitir organización y transparencia ante terceros.
¿Cuáles son los factores que conllevan al Fracaso de un Protocolo de Familia?
1. La desconexión, el desinterés o la resistencia al cambio por parte de los miembros de la familia.
2. La falta de claridad respecto de los roles, derechos y responsabilidades de sus suscriptores.
3. No incluir alternativas decisorias que eviten bloqueos en las decisiones.
4. La marginación de miembros.
5. El desuso de la herramienta.
Conclusión:
Las empresas familiares, por su misma naturaleza, merecen regular aspectos que la ley y los estatutos mercantiles no prevén. Ahora bien, dicho ejercicio regulatorio debe ejecutarse de forma correcta, observando las particularidades de la empresa y de la familia, para lograr la apropiación del ejercicio por parte de los suscriptores. Para cuidar a la familia y a la empresa es menester contar con espacios que permitan una retroalimentación controlada y respetuosa; contar con reglas claras respecto del manejo del patrimonio social; contar con decisiones legitimadas; contar con expectativas acordes a procedimientos prestablecidos; contar con sentido de pertenencia y contar con la confianza que transmite la gestión transparente; para lo cual, la figura del protocolo de familia resulta ser un verdadero aliado estratégico.