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Cada inicio de año, el calendario societario parece repetirse: entre enero y marzo, las empresas se preparan para celebrar su asamblea ordinaria. En Colombia, esta concentración de reuniones se ha convertido en un ritual, alimentado por la interpretación del artículo 422 del Código de Comercio, entendido por muchos como un mandato que obliga a realizar la asamblea dentro del primer trimestre.
Sin embargo, la realidad empresarial suele desmentir esa idea. Muchas sociedades encuentran dificultades para tener listos sus estados financieros antes del 31 de marzo, especialmente cuando requieren que estos sean auditados. Los cierres contables, la consolidación de información y la coordinación con auditores pueden convertir ese plazo tradicional en una meta difícil de cumplir sin sacrificar rigor.
¿Qué dice la norma?
El artículo 422 establece dos puntos esenciales: la asamblea ordinaria debe realizarse al menos una vez al año y debe llevarse a cabo en la fecha prevista en los estatutos. Solo cuando estos guardan silencio opera el plazo de tres meses contados desde el cierre del ejercicio social. Este detalle desmonta la idea de que el 31 de marzo sea una barrera universal. Es una regla supletiva, no una obligación invariable.
La voz de la SuperSociedades
En un concepto reciente (Oficio 220-062028), la SuperSociedades reafirmó esta interpretación. Nada en el artículo 422 prohíbe que los estatutos fijen una fecha posterior al 31 de marzo para la asamblea ordinaria. El plazo del primer trimestre solo se aplica cuando los estatutos están en silencio. Si existe una fecha estatutaria distinta y no vulnera normas imperativas, la sociedad puede reunirse sin encajar a la fuerza en los tiempos del calendario habitual.
Una flexibilidad que la práctica agradece
Mover la asamblea más allá de marzo no solo es jurídicamente válido: puede ser una decisión estratégica. Ampliar el plazo ofrece a las sociedades un margen indispensable para preparar con rigor los documentos que serán sometidos a consideración, depurar la información financiera y presentar cifras que reflejen la situación de la compañía. También alivia la carga de administradores y revisores fiscales, cuya agenda a comienzos de año suele estar desbordada.
Con más tiempo disponible, las decisiones del máximo órgano social pueden tomarse sobre la base de información más sólida, clara y confiable.
Pero no todo es movible
La flexibilidad exige cautela. Antes de modificar los estatutos, es indispensable revisar los plazos legales vinculados a otras obligaciones, como la entrega de información a la SuperSociedades, la DIAN y otros compromisos regulatorios. Un ajuste mal coordinado podría generar inconsistencias o incluso incumplimientos, especialmente si las nuevas fechas no se armonizan con estos calendarios externos.
Por ello, cualquier modificación debe realizarse con un análisis integral del régimen societario y contable, idealmente acompañado de asesoría especializada.
El marco normativo colombiano ofrece más flexibilidad de la que la tradición ha dejado ver. Las sociedades pueden fijar una fecha distinta, e incluso posterior al 31 de marzo, para su asamblea ordinaria, siempre que respeten las normas imperativas y los plazos de reporte ante las autoridades. Aprovechar esta alternativa no solo es válido: es una oportunidad para elevar la calidad de la información financiera, fortalecer el proceso de toma de decisiones y avanzar hacia una gobernanza más ordenada, rigurosa y transparente.