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En condiciones normales, el próximo 31 de marzo era la fecha límite para que las personas jurídicas y naturales que tengan calidad de comerciantes realicen la renovación del registro mercantil. Sin embargo, y debido a la emergencia sanitaria del Covid-19 que actualmente estamos viviendo, las Cámaras de comercio de todo el país y Confecámaras solicitaron al Gobierno Nacional ampliar el plazo para renovar el registro mercantil, como símbolo de apoyo a los empresarios alivianando parte de su flujo de caja. Adicionalmente, el objetivo de postergar la renovación es salvaguardar la salud de los funcionarios y empresarios que realicen estos trámites de manera presencial.
¿Cómo puede realizar la renovación del registro mercantil?
El pasado 19 de marzo del 2020 fue expedido el decreto 424 del 2020, en donde estableció la fecha límite de renovación el próximo 3 de julio del 2020, no obstante el empresario que decida realizar la actualización en estos momentos, únicamente la puede efectuar a través de los canales virtuales de la CCB.
La renovación del certificado de matrícula mercantil es una herramienta de actualización que emplea el país para la creación de la política pública, así como trabajar contra la corrupción.
Para realizar el procedimiento de actualización del registro mercantil se requiere que los empresarios tengan los Eeff aprobados por la asamblea de accionistas, ya que estos son base para el diligenciamiento de los formatos que exige la cámara de comercio, debido que el valor a pagar se determina de acuerdo el monto de los activos reportados en el estado de situación financiera del año 2019, los rangos de tarifas a pagar oscilan entre $45.000 y $2,23 millones.
Con el fin de facilitar este toda la tramitología y ahorrar tiempo en largas filas, la cámara y comercio, habilitó la plataforma virtual, para realizar el trámite on line. Para ello, se requiere que el empresario tenga clave virtual. En caso de no tenerla, esta se puede generar virtualmente respondiendo unas preguntas de seguridad concernientes al representante legal, una vez se ingresa a la plataforma de la CCB , deben tener a la mano el código Ciiu, número de empleados identificando cuántos son mujeres y cuántas de ellas ocupan cargos directivos.
Posteriormente se debe diligenciar la totalidad de los campos que exige la información financiera, así como el grupo Niif al cual pertenece, para finalizar se recomienda chequear la información digitada al formalizar los formularios, automáticamente liquidara el valor a cancelar, el pago se puede hacer por PSE o de manera física en los bancos autorizados y en las instalaciones de la cámara de comercio, culminando de esta manera a satisfacción la renovación.
Se debe tener en cuenta para aquellos representantes legales que figuran en más de una compañía la clave de acceso es la misma, y al momento de iniciar el proceso de renovación se deberá escoger la compañía a renovar.
A excepción de los representantes legales extranjeros el trámite se debe realizar de manera presencial, los formularios deben ser diligenciados a mano con letra clara, sin tachones ni enmendaduras y los pagos se hacen directamente en la cámara de comercio.
Las ventajas que tienen los empresarios que renueven oportunamente el registro mercantil son:
Facilita la obtención de créditos financieros.
Acreditación de la propiedad de los establecimientos y continuidad de la antigüedad.
Evitar sanciones por parte de la superintendencia de industria y comercio.