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En época de reuniones de juntas directivas, de juntas de socios y de asambleas de accionistas vale la pena tratar de manera sucinta algunos aspectos prácticos que son motivo de consulta frecuente:
¿Puede el integrante principal o el suplente de una junta directiva otorgar poder a un tercero para que lo represente en una o varias sesiones de dicho órgano?
La calidad de director es personal e intransferible. La inasistencia del integrante principal de la junta directiva solamente puede ser cubierta por el respectivo suplente, sea este personal o numérico. En consecuencia, no es jurídicamente viable que un director otorgue poder a un tercero para que actúe en una reunión de la junta directiva, ni siquiera en aquellos casos en los cuales el director sea una persona jurídica. En dicho caso, solamente podrá asistir a la reunión y participar en ella el representante legal principal o suplente del director (persona jurídica) con sujeción a lo que al respecto prevean sus estatutos.
¿Puede un apoderado de un socio actuar en la reunión del máximo órgano social de manera simultánea y concomitante con el socio?
No es inusual que en las reuniones del máximo órgano social se presenten el socio junto con uno o varios apoderados que, en el transcurso de la sesión, se turnen el uso de la palabra e incluso pretendan turnarse el ejercicio del derecho de voto. Esa es una práctica contraria a derecho y a las más elementales normas de cortesía y de orden. La participación del socio, o de su apoderado, en la reunión del máximo órgano societario son mutuamente excluyentes así el tercero exhiba un poder debidamente otorgado. Y no es posible que, en el transcurso de la sesión se sustituyan y reasuman poderes a voluntad, pues estando presente el socio es él quien debe representar las cuotas de su propiedad.
¿Puede el socio de una sociedad fraccionar su participación en la sociedad para representar personalmente solo algunas de sus cuotas o acciones, y apoderando a un tercero para que represente a las demás en la misma reunión?
Tampoco es del todo inusual que en ocasiones algunos socios quieran contar con el apoyo de diversos asesores a quienes pretenden ceder parcialmente sus derechos en la reunión. Esta especie de fraccionamiento de las cuotas o acciones no es posible ni conveniente. En condiciones normales y por supuesto salvo los casos de desmembración del derecho de dominio de las cuotas o acciones tales como la prenda, usufructo o anticresis, o incluso en algunos casos de transferencia a título de fiducia mercantil, el socio deberá representar y comprometer sus participaciones en la sociedad manera unívoca y como un todo.
¿Puede el socio de una sociedad fraccionar su participación en la sociedad, de tal manera que pueda votar él mismo durante una misma reunión en diversos -o incluso contradictorios- sentidos, respecto una misma cuestión?
Esta es otra especie de fraccionamiento que, salvo una excepción muy específica y que se comenta más abajo, es contraria a derecho. Por regla general, el socio, al votar, debe hacerlo en representación de la totalidad de su participación en la sociedad y no es posible dividir su voluntad en dos, como si en él mismo habitaran diferentes personas o concurrieran distintas voluntades. La excepción es el fraccionamiento del voto contemplado en el art. 23 de la Ley 1258 de 2018, que permite al socio votar por varias planchas para la elección de juntas directivas u otros grupos colegiados; excepción, que por su origen legal, únicamente tiene aplicación respecto a las SAS.
¿Pueden los directores o los socios grabar las respectivas reuniones?
La ley no prohibe a los directores ni a los socios grabar las respectivas reuniones, sujeto por supuesto a que el socio o el director custodie adecuadamente y no utilice indebidamente la respectiva grabación.