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Desde 1992, las autoridades empezaron a exigir a las empresas la implementación de sistemas de prevención de lavado de activos y la financiación del terrorismo (LA/FT). Uno de los pilares de estos sistemas es el proceso de conocimiento de cliente, que a grandes rasgos es el conjunto de mecanismos que deben adoptar las entidades obligadas para identificar y saber exactamente con quién hacen negocios o están vinculadas.
Estos son los aspectos principales que deben tener en cuenta para lograr un adecuado conocimiento del cliente con base en la norma Sarlaft del sector financiero y en las demás regulaciones aplicables a otros sectores.
¿Todas las empresas deben tener procesos de conocimiento de clientes y contrapartes?
Aunque toda empresa debería contar con mecanismos para conocer con quién está vinculada como una mejor práctica empresarial, en el ordenamiento colombiano solo algunas empresas están obligadas a implementar este tipo de sistemas, como ocurre con las obligadas a prevenir el LA/FT del sector financiero, real, solidario, de seguridad y vigilancia, entre otros.
¿Cómo se realiza el conocimiento del cliente?
Las entidades deben diseñar formularios de solicitud de vinculación de clientes de acuerdo a lo exigido en la ley. Así, salvo en los casos exceptuados, las entidades deben obtener de los potenciales clientes el diligenciamiento de los formularios para el suministro de productos o prestación de servicios.
¿Qué información se solicita en el formulario de conocimiento del cliente?
Los formularios de solicitud de vinculación de clientes deben contener:
•Identificación, lo que supone el conocimiento y verificación de los datos del formulario que permiten individualizar plenamente a la persona natural o jurídica. Además, las empresas deben obtener el nombre y la identificación de los beneficiarios finales y consultar, como mínimo, las listas internacionales vinculantes para Colombia.
•Actividad económica.
•Las características y montos de las transacciones y operaciones de los clientes vigentes.
¿Qué ocurre cuando un cliente o contraparte no entrega la información?
La norma de la Superfinanciera es enfática en que “las entidades vigiladas no pueden iniciar relaciones contractuales o legales con el potencial cliente mientras no se haya diligenciado en su integridad el formulario, realizado la entrevista, adjuntados los soportes exigidos y aprobado la vinculación del mismo, como mínimo”. En el evento en que el potencial cliente no cuente con la información solicitada, se debe consignar dicha constancia en el espacio correspondiente.
En otros sistemas diferentes al financiero, como es el caso de empresas del sector real, no se señala específicamente la prohibición de iniciar relaciones con contrapartes que no entreguen la información. Sin embargo, se considera como una señal de alerta el hecho de “celebrar negocios con personas naturales o jurídicas que no estén plenamente identificadas”.
¿Todos los procesos de conocimiento del cliente son iguales?
El Sarlaft y el Sagrlaft prevén procedimientos más exigentes de vinculación y monitoreo de clientes que se consideren Personas Expuestas Pública y Políticamente (PEP) según el Decreto 1674 de 2016. Además, el Sarlaft requiere establecer procedimientos más estrictos cuando se trate con personas de países de mayor riesgo del Gafi, o cuyos recursos provengan de dichos países.