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La apertura de una oficina de representación es una de las alternativas con las que cuentan las entidades financieras, del mercado de valores y de reaseguros del exterior para promover sus negocios en Colombia. Esto, de acuerdo con el artículo 4.1.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010. No obstante, las oficinas de representación son una figura que tiene una serie de particularidades que se deben conocer.
¿Cuál es su naturaleza jurídica?
Las oficinas de representación no encajan en ninguna figura tradicional del derecho comercial o societario. Para que una entidad financiera o del mercado de valores del exterior pueda abrir una, se requiere la aprobación expresa de la Superintendencia Financiera. Sin embargo, la Cámara de Comercio de Bogotá a fin de registrarlas en el Registro Mercantil las ha asimilado a establecimientos de comercio de una sociedad extranjera.
¿Qué pueden hacer?
Las oficinas de representación son un medio para que las entidades financieras o del mercado de valores del exterior pueden llevar a cabo actos de promoción y publicidad de sus productos y servicios financieros en Colombia. Son el mecanismo para que dichas entidades se hagan conocer y atraigan clientes colombianos y, a su vez, permiten a los colombianos acceder a una gama más amplia de servicios y productos financieros en el exterior.
Entre otras actividades, el artículo 4.1.1.1.7 del Decreto 2555 las autoriza a (i) desarrollar campañas de promoción o publicidad de los productos o servicios de la entidad extranjera que la Superintendencia Financiera les autorice, (ii) hacer las actividades administrativas relacionadas con esa publicidad y (iii) servir de enlace entre las entidades financieras o del mercado de valores del exterior y los residentes en Colombia. En términos prácticos, cuando una entidad financiera del exterior quiere, por ejemplo, enviar emails publicitarios dirigidos a residentes en Colombia, quien debe hacerlo es la oficina de representación y, si el cliente decide adquirir un bien o servicio de esa entidad, el contrato se hará directamente con la entidad del exterior.
¿Qué no pueden hacer?
Por regla general, las oficinas de representación sólo pueden llevar a cabo los actos para los que específicamente las faculta la ley. Además, el artículo 4.1.1.1.8 del Decreto 2555 establece una serie de prohibiciones expresas. Entre otras, las oficinas de representación deben abstenerse de (i) hacer operaciones de captación de recursos del público u operaciones propias de los intermediarios de valores, (ii) representar a la entidad del exterior en la celebración de los contratos con los residentes en Colombia y (iii) recibir pagos de o pagar por operaciones realizadas por la entidad del exterior.
¿Pueden contratar?
Las oficinas de representación pueden contratar a nombre propio para hacer las actividades administrativas relacionadas con la promoción o publicidad que tienen a cargo. Los contratos los firmará el representante de la oficina de representación a nombre de la oficina. Por ejemplo, es frecuente que las oficinas de representación celebren contratos laborales con personal de mercadeo, arrienden oficinas o abran cuentas bancarias.
¿Cómo es su representación?
Deben tener un representante que no necesariamente debe estar en Colombia. Además, se exige que tengan un apoderado especial, que puede ser el mismo representante, facultado para recibir notificaciones administrativas y judiciales en Colombia. Este apoderado sí debe residir en Colombia.