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El Ministerio del Trabajo, mediante el concepto 9292 del 18 de marzo de 2019, se refirió a la posibilidad que tiene el empleador del sector privado de utilizar WhatsApp para efectuar las notificaciones dentro del proceso disciplinario. Por lo cual, será importante tener presente esta herramienta como medio para agilizar su desarrollo.
Sobre el particular, el Ministerio reiteró que, de acuerdo con la sentencia C-593 de 2014 de la Corte Constitucional, los siguientes elementos deben regular el procedimiento disciplinario en el Reglamento Interno de Trabajo: i) comunicación de apertura del proceso disciplinario, ii) formulación de cargos o presuntos incumplimientos por parte del trabajador, iii) traslado de las pruebas con las cuales el empleador fundamentó su acusación, iv) otorgarle al empleado un término para la realización y estructuración de su defensa, para que así pueda controvertir las pruebas trasladadas o aportar las propias, v) pronunciamiento por parte del empleador de forma definitiva sobre la conducta realizada por el trabajador, mediante un acto motivado, vi) la imposición de una sanción proporcional a los hechos que la generaron y, vii) que el acusado pueda interponer los recursos pertinentes a la decisión tomada. Todo lo anterior para efectos de garantizar los derechos al trabajador que se encuentre inmerso en el proceso disciplinario.
Pero ¿puede el empleador utilizar WhatsApp para notificar al trabajador en un proceso disciplinario?
El Ministerio del Trabajo plantea que es válido, siempre y cuando así se encuentre regulado en el Reglamento Interno de Trabajo de la empresa. Por lo cual, es necesario que previo a la realización del proceso disciplinario, el trabajador conozca la escala de faltas y el procedimiento aplicable por parte del empleador para su comprobación, donde debe aparecer, de forma clara, que WhatsApp es un medio de notificación válido para tal fin.
¿Cómo debe el empleador implementar dicha forma de notificación?
Para la realización de notificaciones del proceso disciplinario a través de WhatsApp, el Ministerio aclara que, adicional a estar contemplada la posibilidad en el Reglamento Interno de Trabajo respectivo, el empleador debe haber hecho la entrega del instrumento para recibir las notificaciones o, en atención al Artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo, haber acordado entre las partes su utilización como herramienta de trabajo. De lo contrario, no sería posible realizarla por esta vía.
¿Qué limitaciones tiene el concepto del Ministerio?
Si bien, el concepto acepta la posibilidad de realizar notificaciones del proceso disciplinario a través de WhatsApp, en los términos ya señalados, no es clara la forma en la que se debe llevar acabo o, cuáles de las etapas del procedimiento disciplinario pueden ser notificadas a través de este mecanismo.
En conclusión, aunque se ha abierto la posibilidad de utilizar WhatsApp en beneficio de hacer cada vez más eficiente la realización de los procesos disciplinarios, aún falta mayor análisis y profundidad por parte del Ministerio del Trabajo.