Conozca cuáles son los trámites y pasos para constituir una sociedad en Colombia

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En Colombia, la creación de nuevas empresas continúa creciendo cada vez más. Tras el impacto de la pandemia, varias empresas se vieron afectadas, sin embargo, los procesos de constitución avanzaron de forma virtual, siendo un apoyo tanto para los nuevos empresarios como para las Cámaras de Comercio. No obstante, los procesos no han cambiado, por lo tanto, los nuevos emprendedores deben realizar los trámites obligatorios para crear una nueva empresa o sociedad, sin ningún tipo de excepción.

Según cifras de Confecámaras, 2021 cerró con un balance “muy positivo” en materia de emprendimiento en Colombia. Los resultados arrojaron que en el país, entre enero y diciembre del año pasado, se crearon 307.679 nuevas empresas, representando un aumento de 10,6% respecto a 2020 cuando se crearon un total de 278.302.

Según la confederación, del total de nuevas empresas registradas el año pasado, 74,4% corresponden personas naturales, mientras que, 25,6% corresponden a sociedades.

Ahora bien, respecto a las sociedades, estas crecieron 14,6% frente a 2020 tras pasar de 68.853 a 78.880. Y frente a las matrículas de personas naturales, estas pasaron de 209.449 en 2020 a 228.799 en 2021.

Estos resultados muestran la positiva evolución de la creación de nuevas empresas en el país, demostrando, a su vez, que las Sociedades por Acciones Simplificadas (SAS) también van al alza aún después de las restricciones causadas por la pandemia.

Sin embargo, el proceso de constitución de una sociedad continúa siendo el mismo y consta de diferentes pasos.

Como primera medida para la conformación de una sociedad, se debe generar un acuerdo de accionistas mediante el cual se regulen sus obligaciones de funcionamiento, lo cual incluye porcentajes de participación y sus respectivos aportes.

Seguido de ello, lo más importante es ponerse de acuerdo en los estatutos, que son las reglas que van a regir la sociedad, contrato que debe suscribirse por documento privado autenticado o por medio de escritura pública, según explicó Diego Márquez, abogado de Del Hierro Abogados y experto en derecho societario.

“Los estatutos, de hecho, son un contrato, por el cual se van a regir las reglas de la sociedad y también se va a establecer quiénes son los representantes legales, qué funciones van a tener y que limitaciones”, dijo
Con base en lo anterior, el experto añadió que lo más importante de la constitución de una sociedad son los estatutos que, en algunos casos, son omitidos.

Una vez se cuente con este documento, este debe adjuntarse junto con la carta del representante legal para ser registrado ante la Cámara de Comercio correspondiente, dependiendo de la ciudad en la cual se encuentre la sociedad.

Por otra parte, para seguir con el proceso, se debe solicitar ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) el Registro Único Tributario (RUT), el Número de Identificación Tributaria (NIT) y la obtención de firma digital del representante legal y su asociación al NIT de la sociedad.

De acuerdo con lo expresado por Márquez, este proceso ha tenido diferentes cambios, pues ahora todos los trámites pueden realizarse en la Cámara de Comercio en el caso de Bogotá, hasta “conseguir el RUT, que lo otorga la Dian, se puede hacer a través de la Cámara de Comercio directamente”. En otras ciudades como Cali o Medellín existe la figura del Pre - RUT, el cual agiliza el proceso a través de la Dian.

Por su parte, Freddy Navarrete, abogado y socio de la firma Cáez Muñoz Mejía, explicó que el proceso puede realizarse de forma virtual en la mayoría de las Cámaras de Comercio, y aunque podría tardar más, no saldría del límite estipulado que, según el abogado, es de máximo cinco días hábiles.

“Una vez se tengan los documentos y sean registrados ante la respectiva cámara, la sociedad estaría activa, es decir, si una persona cumple el proceso en la mañana, la sociedad queda constituida el mismo día por la noche”, sostuvo. A lo dicho por Navarrete se sumó Márquez, quien anotó que crear la sociedad es un “trámite rápido” debido a los tiempos de respuesta de las Cámaras de Comercio.

“En menos de 24 horas puede nacer una sociedad. Ahora, que la sociedad haya nacido, no quiere decir que ya está lista, pues es necesario que el representante legal abra, ante cualquier entidad, una cuenta bancaria de la sociedad y, también, se gestione la resolución de facturación”, anotó.

Es importante resaltar para qué es necesario tener tanto la cuenta como el número de facturación. Para la primera, la cuenta es de carácter obligatorio, puesto que mediante ella se realizarán los pagos de los aportes de los futuros accionistas. Entretanto, según detalló Márquez, todas las sociedades facturan, bien sea de forma electrónica o física y este recurso no puede ser omitido, pues debe solicitarse ante la Dian.

Teniendo en cuenta lo anterior, Navarrete explicó que la Dian cuenta con guías para diligenciar la resolución de facturación y esta se emite de forma automática, todo mediante un proceso virtual.

“Hoy en día con las tecnologías de la información, con la firma digital, se puede diligenciar estos documentos mediante mecanismos virtuales y subirlos a la sede virtual”, señaló.

Por último, se deben registrar los libros de comercio después de 30 días de la inscripción de la sociedad. Estos documentos dan cuenta de las actas de asamblea.