Lo que debe saber sobre la figura de los oficiales de cumplimiento en las empresas

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Cada vez más, se ha vuelto frecuente escuchar la palabra compliance o cumplimiento en las firmas de abogados y en las empresas. No obstante, hay personas que aún no comprenden para qué sirve esta práctica y cuál es la importancia de contar con un oficial de cumplimiento en sus organizaciones.

Lo primero que hay que tener en cuenta es que esta figura, también conocida como compliance officer, no es nueva. Según señaló Daniel Rodríguez, socio de CMS Rodríguez-Azuero, el cargo de oficial de cumplimiento existe desde hace tiempo, pues la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) obliga a que las empresas vigiladas tengan un sistema de cumplimiento en su formación interna.

Sin embargo, explicó Pamela Alarcón, socia de Philippi Prietocarrizosa Ferrero DU & Uría (PPU), desde 2020 la obligación “también aplica para el sector real y no solo para el sector financiero”. Esto, mediante la Superintendencia de Sociedades, entidad que obliga a diversas empresas a contar con un sistema de cumplimiento y, por ende, un oficial, que define como “la persona natural designada por la empresa que está encargada de promover, desarrollar y velar por el cumplimiento de los procedimientos específicos de prevención, actualización y mitigación” de todos los riesgos relacionados al lavado de activos y al financiamiento del terrorismo y de armas de destrucción masiva.

En otras palabras, lo que debe hacer esta persona es, entre otras cosas, conocer de manera exacta el sector en el que se encuentra la empresa que va a representar, con el fin de identificar los riesgos específicos de la misma.

“Una vez identificados los riesgos, los oficiales deben hacer controles, los cuales se transforman en políticas para prevenir acciones delictivas dentro de la compañía”, detalló Alarcón.

Hay que tener en cuenta que la Supersociedades le exige a determinadas empresas que implementen el sistema, más conocido como Sagrilaft, en caso de cumplir con los siguientes requisitos: si son empresas vigiladas por la entidad y si en el año inmediatamente anterior tuvieron ingresos o activos superiores o iguales a 40.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes (Smlmv).

Adicionalmente, la entidad requiere que este sistema también sea aplicado por empresas de distintos sectores como el inmobiliario, de comercialización de piedras preciosas, de servicios jurídicos, de servicios contables, de construcción e ingeniería civil y de activos virtuales.

Una vez conocido el requisito, es que una empresa podrá contratar a un oficial de cumplimiento, que debe tener unos requisitos ordenados por la Supersociedades para que se cumpla con el trámite. Entre ellos está el contar con conocimientos en materia de gestión de riesgo y contar con el apoyo de un equipo humano y técnico dedicado a la organización.

Además, no puede hacer parte de la administración como revisor fiscal de la empresa y tampoco puede fungir esta labor en más de 10 empresas a la vez. La entidad permite que el oficial sea ‘tercerizado’, o que haga parte de una compañía externa, por lo que cada vez más firmas implementan en su portafolio los servicios de compliance.

Una de las más recientes en crear una área de práctica para esta materia es la firma Cáez Muñoz Mejía, que está liderada por los socios Freddy Navarrete y Alejandro Mejía. Este último afirmó que, a pesar de que los sistemas de gestión de riesgo para lavado de activos y financiación de armas son los más comunes en la actualidad, existen otros dos tipos de sistemas: uno, para prevenir el soborno trasnacional y la corrupción; y otro, requerido a las empresas vigiladas por la Superintendencia de Industria y Comercio, de protección de datos.

“La diferencia es que esta entidad no habla de oficial de cumplimiento, sino de un oficial de datos pero, en últimas, cumple con la misma función”, aseguró.

Esta figura, para Alarcón, puede ser vista como un escudo para las empresas, así no estén obligadas en su implementación. “La gente no ha entendido que, contrario a una traba, el oficial de cumplimiento le genera mayor valor a su negocio”, puntualizó.

Antecedentes

El avance de la regulación ha permitido que la Superintendencia de Sociedades, en la actualidad, pueda abrir procesos penales en contra de una persona jurídica por incumplimiento.

María Andrea Camacho, CEO de Compliance Asesores, indicó que una empresa que cometa un delito como soborno o corrupción podría no solo verse sancionada económicamente por la Supersociedades, sino que también procede un proceso penal por parte de la Fiscalía General de la Nación.