Conozca los nuevos pasos y papeles para crear y formalizar una empresa

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Crear empresa implica más que escoger un nombre y empezar a facturar. Antes de poner en marcha un negocio es necesario definir la actividad que se desarrollará, elegir la estructura jurídica adecuada, revisar los permisos que pueda requerir y conocer las obligaciones tributarias y laborales que vendrán con la formalización.

Esto cobra especial relevancia en un mercado laboral donde buena parte de las nuevas oportunidades se generan de manera independiente. Según cifras del Dane de los 578.000 nuevos empleos, 413.000 correspondieron a trabajadores por cuenta propia, es decir, 70%. En otras palabras, siete de cada 10 nuevos puestos fueron generados por independientes, un escenario que también plantea el desafío de llevar parte de estas actividades hacia la formalidad.

Para quienes deciden convertir esa actividad en un negocio formal, uno de los primeros pasos es entender qué se quiere hacer y bajo qué estructura se desarrollará. María Paula Angarita, asociada del área de Corporativo M&A en PPU, explicó que antes de constituir una empresa es necesario identificar las actividades que se van a desarrollar en Colombia y los recursos que serán necesarios para ponerlas en marcha.

Esta revisión es importante porque no todos los negocios tienen las mismas exigencias. Según Angarita, antes de avanzar con la constitución se debe determinar si el objeto social requiere permisos o licencias especiales, entre ellos ambientales, sanitarios o regulatorios. De esta manera, la creación de la sociedad no se limita a un trámite ante la Cámara de Comercio, sino que también implica revisar las condiciones particulares de la actividad económica.

Otro de los puntos que recomienda analizar previamente es la contratación. El emprendedor debe definir cómo será el proceso para vincular empleados o contratistas y, al mismo tiempo, identificar las obligaciones tributarias que podrían surgir. Esto permite anticipar requerimientos específicos y evitar que la empresa comience a operar sin tener claridad sobre sus responsabilidades.

La elección del tipo de sociedad también hace parte de esa planificación. Entre las alternativas disponibles, la Sociedad por Acciones Simplificada, SAS, puede ser una opción para quienes están comenzando. Angarita señala que, en general, no se exige un capital mínimo para constituir una sociedad, aunque existen excepciones en sectores regulados.

La SAS, además, ofrece algunas facilidades para el emprendedor. Puede constituirse con un solo accionista mediante documento privado, salvo cuando los aportes correspondan a bienes inmuebles. También permite establecer diferentes clases de acciones, manejar un objeto social indeterminado siempre que contemple actividades lícitas y definir con flexibilidad la estructura administrativa. El capital inicial, además, puede pagarse hasta en un plazo de dos años.

Sin embargo, la elección de una SAS no debe hacerse de manera automática. Angarita advirtió que dependiendo de la actividad que se quiera desarrollar puede ser necesario evaluar otras estructuras, especialmente cuando existen condiciones regulatorias particulares. Por eso, la recomendación es revisar primero el negocio y después definir la figura jurídica que mejor se adapte a este.

Una vez tomada esta decisión, llega la etapa de formalización. Para constituir una sociedad se debe elaborar el documento de constitución o los estatutos, que deben incluir elementos como la identificación de los socios o accionistas, la razón social, el domicilio, el objeto social, la estructura de capital y la designación del representante legal. Posteriormente, la sociedad debe inscribirse en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio correspondiente.

Después del registro, se deben tramitar el RUT y el Registro de Información Tributaria, RIT, ante las autoridades correspondientes. También será necesario abrir una cuenta bancaria y, dependiendo de la actividad, obtener las licencias, permisos o autorizaciones requeridas.

Angarita también destacó la importancia de definir desde el principio la razón social de la empresa y verificar que no exista homonimia. A esto se suma la necesidad de revisar las obligaciones tributarias, laborales y regulatorias que tendrá el negocio una vez comience a operar.

Antecedentes

En materia tributaria, entre las principales obligaciones que debe conocer un empresario están el impuesto de renta, el IVA cuando exista responsabilidad frente a este tributo, la retención en la fuente y el impuesto de industria y comercio, ICA, de acuerdo con la actividad y las condiciones de cada negocio. También debe tener en cuenta las obligaciones formales asociadas a la facturación electrónica, así como mantener actualizados los registros tributarios correspondientes y cumplir con los plazos establecidos.